Text copied to clipboard!
Naslov
Text copied to clipboard!Tajnik
Opis
Text copied to clipboard!
We are looking for odgovornega, organiziranega in zanesljivega tajnika, ki bo zagotavljal administrativno podporo in učinkovito organizacijo pisarne. Kandidat bo imel ključno vlogo pri zagotavljanju nemotenega delovanja pisarniških procesov, upravljanju dokumentacije, koordinaciji sestankov in komunikaciji z notranjimi ter zunanjimi deležniki. Tajnik bo odgovoren za sprejemanje telefonskih klicev, odgovarjanje na elektronsko pošto, pripravo poročil in dokumentov ter zagotavljanje podpore vodstvu podjetja. Poleg tega bo skrbel za organizacijo sestankov, pripravo dnevnih redov, zapisnikov in spremljanje izvajanja dogovorjenih nalog. Kandidat mora biti sposoben učinkovitega upravljanja časa, imeti odlične komunikacijske sposobnosti ter biti sposoben delati samostojno in v timu. Pomembno je, da ima kandidat visoko stopnjo diskretnosti, saj bo imel dostop do občutljivih informacij podjetja. Prav tako mora biti sposoben hitro prilagajati se spremembam in učinkovito reševati težave, ki se pojavijo v vsakodnevnem delu. Od kandidata pričakujemo tudi dobro poznavanje računalniških orodij, kot so Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint), elektronska pošta in različni sistemi za upravljanje dokumentov. Prednost bodo imeli kandidati z izkušnjami na podobnih delovnih mestih, ki so že dokazali svojo sposobnost učinkovitega upravljanja administrativnih nalog in organizacije pisarniškega dela. Tajnik bo imel tudi pomembno vlogo pri zagotavljanju pozitivnega delovnega okolja, saj bo pogosto prvi stik za obiskovalce in poslovne partnerje. Zato je pomembno, da ima kandidat prijazen pristop, profesionalno vedenje in sposobnost učinkovitega komuniciranja z različnimi ljudmi. Poleg tega bo tajnik odgovoren za naročanje pisarniškega materiala, spremljanje zalog in zagotavljanje, da je pisarna vedno dobro opremljena. Kandidat mora biti sposoben tudi učinkovitega upravljanja koledarjev vodstva, načrtovanja potovanj in rezervacij ter zagotavljanja podpore pri organizaciji dogodkov in konferenc. Pričakujemo, da bo kandidat sposoben samostojno opravljati naloge, prevzemati pobudo in predlagati izboljšave v delovnih procesih. Pomembno je, da kandidat razume pomen svoje vloge v podjetju in je pripravljen prispevati k uspehu celotne organizacije. Nudimo prijetno delovno okolje, možnost osebnega in profesionalnega razvoja ter konkurenčno plačilo glede na izkušnje in sposobnosti kandidata.
Odgovornosti
Text copied to clipboard!- Upravljanje vhodnih in izhodnih telefonskih klicev ter elektronske pošte
- Organizacija sestankov, priprava dnevnih redov in zapisnikov
- Vodenje in arhiviranje dokumentacije ter evidenc
- Podpora vodstvu pri vsakodnevnih administrativnih nalogah
- Sprejemanje obiskovalcev in poslovnih partnerjev
- Naročanje pisarniškega materiala in spremljanje zalog
- Priprava poročil, dopisov in drugih dokumentov
- Koordinacija potovanj in rezervacij za zaposlene
- Podpora pri organizaciji dogodkov in konferenc
- Vzdrževanje urejenosti in organiziranosti pisarne
Zahteve
Text copied to clipboard!- Srednješolska ali višješolska izobrazba administrativne ali sorodne smeri
- Izkušnje na podobnem delovnem mestu vsaj 2 leti
- Odlično poznavanje računalniških orodij (MS Office, elektronska pošta)
- Odlične komunikacijske in organizacijske sposobnosti
- Sposobnost samostojnega dela in dela v timu
- Visoka stopnja diskretnosti in zanesljivosti
- Sposobnost učinkovitega upravljanja časa in prioritet
- Prijazen in profesionalen pristop do strank in sodelavcev
Možna vprašanja na razgovoru
Text copied to clipboard!- Kakšne izkušnje imate z administrativnimi nalogami in organizacijo pisarne?
- Kako se spopadate s stresnimi situacijami in več nalogami hkrati?
- Katera računalniška orodja obvladate in kako pogosto jih uporabljate?
- Kako zagotavljate diskretnost pri delu z občutljivimi informacijami?
- Kako bi ravnali v primeru nezadovoljnega obiskovalca ali poslovnega partnerja?
- Ali imate izkušnje z organizacijo dogodkov ali konferenc? Opišite primer.
