Text copied to clipboard!
Название
Text copied to clipboard!Координатор по ведению записей
Описание
Text copied to clipboard!
Мы ищем Координатора по ведению записей, который будет играть ключевую роль в обеспечении точного, своевременного и безопасного хранения, обработки и управления всей документацией организации. Эта должность требует высокой степени организованности, внимания к деталям и способности работать с конфиденциальной информацией. Координатор по ведению записей будет взаимодействовать с различными отделами, чтобы обеспечить соответствие внутренним политикам и внешним нормативным требованиям в области управления записями.
Основные обязанности включают разработку и внедрение процедур по ведению записей, контроль за соблюдением сроков хранения документов, а также обеспечение их надлежащей утилизации. Также важно поддерживать электронные и бумажные архивы, обеспечивать доступ к информации для уполномоченных сотрудников и участвовать в аудиторских проверках.
Кандидат должен обладать отличными коммуникативными навыками, умением работать с офисным программным обеспечением и системами управления документами. Опыт работы в аналогичной должности или в области административного управления будет преимуществом. Также приветствуется знание законодательства в области защиты персональных данных и архивного дела.
Работа предполагает как самостоятельную деятельность, так и взаимодействие с другими членами команды. Координатор по ведению записей должен уметь расставлять приоритеты, эффективно управлять временем и оперативно реагировать на запросы. Важно также уметь обучать сотрудников основам документооборота и консультировать по вопросам хранения и уничтожения записей.
Если вы внимательны к деталям, обладаете аналитическим мышлением и стремитесь к порядку в документации, мы будем рады видеть вас в нашей команде.
Обязанности
Text copied to clipboard!- Разработка и внедрение политики по управлению записями
- Организация хранения бумажных и электронных документов
- Контроль сроков хранения и утилизации записей
- Обеспечение соответствия нормативным требованиям
- Ведение базы данных и систем документооборота
- Обучение сотрудников правилам ведения записей
- Подготовка отчетов и участие в аудиторских проверках
- Обеспечение конфиденциальности и безопасности информации
- Сотрудничество с другими отделами по вопросам документации
- Анализ и оптимизация процессов управления записями
Требования
Text copied to clipboard!- Высшее образование в области управления, архивного дела или аналогичной сферы
- Опыт работы с системами электронного документооборота
- Знание законодательства о защите персональных данных
- Отличные организационные и аналитические навыки
- Умение работать с конфиденциальной информацией
- Владение офисными программами (Word, Excel, Outlook)
- Способность работать в условиях многозадачности
- Внимание к деталям и аккуратность
- Навыки межличностного общения и командной работы
- Желателен опыт работы в административной сфере
Возможные вопросы на интервью
Text copied to clipboard!- Какой у вас опыт в управлении документацией?
- Какие системы электронного документооборота вы использовали?
- Как вы обеспечиваете конфиденциальность информации?
- Расскажите о случае, когда вы оптимизировали процесс хранения записей.
- Как вы обучаете сотрудников правилам ведения записей?
- Какие меры вы принимаете для соблюдения нормативных требований?
- Как вы справляетесь с большим объемом информации?
- Как вы реагируете на срочные запросы по документации?
- Какие документы подлежат обязательному хранению в вашей практике?
- Как вы взаимодействуете с другими отделами по вопросам документации?
