Text copied to clipboard!
Titlu
Text copied to clipboard!Planificator de Întâlniri
Descriere
Text copied to clipboard!
Căutăm un Planificator de Întâlniri dedicat și organizat, care să se alăture echipei noastre pentru a asigura o planificare eficientă și fără întreruperi a întâlnirilor interne și externe. Persoana ideală va avea abilități excelente de comunicare, atenție la detalii și capacitatea de a gestiona mai multe sarcini simultan într-un mediu dinamic. Rolul presupune colaborarea strânsă cu echipele interne, clienții și partenerii pentru a coordona întâlniri, a gestiona calendarele și a se asigura că toate părțile implicate sunt informate și pregătite.Responsabilitățile includ programarea întâlnirilor prin diverse platforme (email, aplicații de calendar, telefon), confirmarea participării, pregătirea materialelor necesare și urmărirea acțiunilor rezultate din întâlniri. De asemenea, Planificatorul de Întâlniri trebuie să anticipeze conflictele de program și să propună soluții rapide și eficiente pentru a le rezolva.Este esențial ca Planificatorul de Întâlniri să aibă o înțelegere clară a priorităților organizației și să poată gestiona timpul în mod eficient. Cunoștințele solide de utilizare a aplicațiilor de calendar (Google Calendar, Outlook, etc.), precum și abilitățile de comunicare scrisă și verbală sunt esențiale pentru succesul în acest rol.Această poziție este potrivită pentru o persoană proactivă, orientată spre detalii și care se simte confortabil lucrând cu termene limită stricte. Experiența anterioară într-un rol administrativ sau de asistență executivă constituie un avantaj.Dacă ești o persoană organizată, cu o atitudine pozitivă și dorința de a contribui la eficiența operațională a unei organizații, te încurajăm să aplici pentru acest rol.
Responsabilități
Text copied to clipboard!- Programarea și coordonarea întâlnirilor interne și externe
- Gestionarea calendarelor pentru mai mulți membri ai echipei
- Confirmarea participării și trimiterea invitațiilor
- Pregătirea documentelor și materialelor necesare întâlnirilor
- Monitorizarea și actualizarea programărilor în timp real
- Rezolvarea conflictelor de program și reprogramarea întâlnirilor
- Comunicarea eficientă cu toate părțile implicate
- Urmărirea acțiunilor și sarcinilor rezultate din întâlniri
- Utilizarea eficientă a aplicațiilor de calendar și planificare
- Asigurarea confidențialității informațiilor discutate în întâlniri
Cerințe
Text copied to clipboard!- Experiență anterioară într-un rol administrativ sau similar
- Abilități excelente de organizare și gestionare a timpului
- Cunoștințe solide de utilizare a aplicațiilor de calendar (Google Calendar, Outlook)
- Capacitatea de a lucra sub presiune și de a respecta termenele limită
- Abilități excelente de comunicare scrisă și verbală
- Atenție la detalii și orientare spre soluții
- Flexibilitate și adaptabilitate la schimbări rapide
- Cunoștințe de bază în utilizarea pachetului Microsoft Office
- Atitudine profesională și proactivă
- Capacitatea de a lucra atât independent, cât și în echipă
Întrebări posibile la interviu
Text copied to clipboard!- Ce experiență aveți în programarea și coordonarea întâlnirilor?
- Cum gestionați conflictele de program?
- Ce aplicații de calendar ați folosit anterior?
- Cum vă asigurați că toate părțile implicate sunt informate?
- Puteți oferi un exemplu de situație în care ați rezolvat o problemă de planificare?
- Cum vă organizați ziua de lucru pentru a gestiona mai multe întâlniri?
- Ce faceți când o întâlnire importantă trebuie reprogramată în ultimul moment?
- Cum gestionați comunicarea cu persoane din diferite fusuri orare?
- Ce metode folosiți pentru a urmări sarcinile rezultate din întâlniri?
- Cum reacționați în situații stresante sau neprevăzute?
