Text copied to clipboard!
Tytuł
Text copied to clipboard!Planista Spotkań
Opis
Text copied to clipboard!
Poszukujemy Organizatora Spotkań, który będzie odpowiedzialny za kompleksowe planowanie, organizację i koordynację spotkań biznesowych, konferencji oraz wydarzeń firmowych. Osoba na tym stanowisku będzie ściśle współpracować z różnymi działami firmy, aby zapewnić sprawny przebieg wydarzeń oraz spełnienie oczekiwań uczestników. Kluczowe będzie zarządzanie kalendarzem spotkań, rezerwacja sal konferencyjnych, przygotowanie materiałów oraz zapewnienie odpowiedniego zaplecza technicznego i logistycznego.
Organizator Spotkań powinien wykazywać się doskonałymi umiejętnościami organizacyjnymi, komunikacyjnymi oraz zdolnością do pracy pod presją czasu. Wymagana jest również znajomość narzędzi do zarządzania kalendarzem i organizacji wydarzeń, takich jak Microsoft Outlook, Google Calendar, Zoom, MS Teams czy platformy do rejestracji uczestników. Kandydat powinien być osobą proaktywną, skrupulatną i potrafiącą przewidywać potrzeby uczestników spotkań.
Do obowiązków będzie należało również przygotowywanie raportów z wydarzeń, zbieranie opinii uczestników oraz wdrażanie usprawnień w procesie organizacji spotkań. Organizator Spotkań będzie także odpowiedzialny za kontakt z dostawcami usług zewnętrznych, takimi jak firmy cateringowe, techniczne czy transportowe. Wymagana jest elastyczność czasowa oraz gotowość do pracy w różnych godzinach, w zależności od harmonogramu wydarzeń.
Idealny kandydat posiada doświadczenie w organizacji wydarzeń, zna język angielski na poziomie komunikatywnym i potrafi efektywnie zarządzać wieloma zadaniami jednocześnie. Jeśli jesteś osobą zorganizowaną, komunikatywną i lubisz pracę z ludźmi, ta rola może być idealna dla Ciebie.
Obowiązki
Text copied to clipboard!- Planowanie i koordynacja spotkań firmowych i wydarzeń
- Zarządzanie kalendarzem spotkań i rezerwacjami sal
- Przygotowywanie materiałów i prezentacji na spotkania
- Zapewnienie wsparcia technicznego i logistycznego
- Współpraca z działami wewnętrznymi i dostawcami zewnętrznymi
- Zbieranie opinii uczestników i wdrażanie usprawnień
- Monitorowanie budżetu wydarzeń
- Organizacja cateringu i transportu
- Tworzenie raportów po wydarzeniach
- Zarządzanie zaproszeniami i potwierdzeniami uczestnictwa
Wymagania
Text copied to clipboard!- Doświadczenie w organizacji spotkań lub wydarzeń
- Znajomość narzędzi do zarządzania kalendarzem (np. Outlook, Google Calendar)
- Umiejętność pracy pod presją czasu
- Doskonałe zdolności organizacyjne i komunikacyjne
- Znajomość języka angielskiego na poziomie komunikatywnym
- Umiejętność obsługi platform do wideokonferencji (Zoom, MS Teams)
- Zdolność do pracy zespołowej
- Skrupulatność i dbałość o szczegóły
- Elastyczność czasowa
- Znajomość pakietu MS Office
Potencjalne pytania na rozmowie
Text copied to clipboard!- Jakie masz doświadczenie w organizacji spotkań?
- Z jakich narzędzi do zarządzania kalendarzem korzystasz?
- Jak radzisz sobie z presją czasu?
- Czy masz doświadczenie w pracy z zespołami międzynarodowymi?
- Jakie są Twoje oczekiwania finansowe?
- Czy jesteś dyspozycyjny poza standardowymi godzinami pracy?
- Jakie wydarzenie zorganizowałeś/aś, z którego jesteś szczególnie dumny/a?
- Jak radzisz sobie z nieprzewidzianymi sytuacjami podczas wydarzeń?
- Czy posiadasz certyfikaty związane z organizacją wydarzeń?
- Jakie są Twoje mocne strony jako Organizator Spotkań?
