Text copied to clipboard!

Tytuł

Text copied to clipboard!

Koordynator Spotkań

Opis

Text copied to clipboard!
Poszukujemy Koordynatora Spotkań, który będzie odpowiedzialny za organizację, planowanie i zarządzanie spotkaniami w naszej firmie. Osoba na tym stanowisku będzie kluczowym punktem kontaktowym dla zespołów i klientów, dbając o sprawny przebieg spotkań oraz ich efektywność. Idealny kandydat powinien posiadać doskonałe umiejętności organizacyjne, komunikacyjne oraz zdolność do pracy pod presją czasu. Koordynator Spotkań będzie odpowiedzialny za ustalanie harmonogramów, rezerwację sal konferencyjnych, przygotowanie niezbędnych materiałów oraz zapewnienie, że wszystkie strony są odpowiednio poinformowane o szczegółach spotkania. Dodatkowo, osoba na tym stanowisku będzie monitorować przebieg spotkań, sporządzać notatki oraz śledzić realizację ustaleń podjętych podczas spotkań. W tej roli kluczowe jest umiejętne zarządzanie czasem oraz zdolność do pracy z różnymi zespołami i interesariuszami. Koordynator Spotkań powinien być osobą skrupulatną, dokładną i potrafiącą przewidywać potencjalne problemy organizacyjne. Znajomość narzędzi do zarządzania kalendarzem, takich jak Microsoft Outlook, Google Calendar czy inne systemy rezerwacji, będzie dużym atutem. Jeśli jesteś osobą dobrze zorganizowaną, komunikatywną i lubisz pracę w dynamicznym środowisku, ta rola może być idealna dla Ciebie. Dołącz do naszego zespołu i pomóż nam usprawnić procesy organizacyjne w firmie!

Obowiązki

Text copied to clipboard!
  • Planowanie i organizowanie spotkań wewnętrznych i zewnętrznych.
  • Rezerwacja sal konferencyjnych oraz zapewnienie odpowiedniego wyposażenia.
  • Przygotowywanie agendy i materiałów na spotkania.
  • Koordynowanie harmonogramów uczestników spotkań.
  • Monitorowanie przebiegu spotkań i sporządzanie notatek.
  • Zapewnienie, że wszystkie ustalenia są realizowane po spotkaniach.
  • Zarządzanie narzędziami do planowania spotkań i kalendarzy.
  • Rozwiązywanie problemów organizacyjnych związanych ze spotkaniami.

Wymagania

Text copied to clipboard!
  • Doświadczenie w organizacji spotkań lub pracy administracyjnej.
  • Doskonałe umiejętności organizacyjne i komunikacyjne.
  • Znajomość narzędzi do zarządzania kalendarzem (np. Outlook, Google Calendar).
  • Umiejętność pracy pod presją czasu i zarządzania wieloma zadaniami jednocześnie.
  • Skrupulatność i dbałość o szczegóły.
  • Znajomość języka angielskiego będzie dodatkowym atutem.
  • Zdolność do pracy w zespole i współpracy z różnymi działami.
  • Elastyczność i umiejętność szybkiego reagowania na zmiany.

Potencjalne pytania na rozmowie

Text copied to clipboard!
  • Jakie masz doświadczenie w organizacji spotkań?
  • Jak radzisz sobie z zarządzaniem wieloma zadaniami jednocześnie?
  • Jakie narzędzia do planowania spotkań znasz i używasz?
  • Jakie strategie stosujesz, aby zapewnić efektywność spotkań?
  • Jak radzisz sobie z nagłymi zmianami w harmonogramie?
  • Czy masz doświadczenie w sporządzaniu notatek ze spotkań?
  • Jakie były największe wyzwania, z jakimi się spotkałeś/aś w organizacji spotkań?
  • Jakie masz podejście do pracy zespołowej i współpracy z innymi działami?