Text copied to clipboard!
Tittel
Text copied to clipboard!Assisterende Sekretær
Beskrivelse
Text copied to clipboard!
Vi leter etter en detaljorientert og organisert Assisterende Sekretær for å støtte vårt administrative team. I denne rollen vil du være ansvarlig for å håndtere daglige kontoroppgaver, koordinere møter, administrere dokumenter og gi generell støtte til ledelsen og ansatte. Du vil spille en viktig rolle i å sikre at kontoret fungerer effektivt og at alle administrative prosesser går smidig.
Som Assisterende Sekretær vil du håndtere innkommende og utgående kommunikasjon, inkludert e-post, telefonsamtaler og post. Du vil også være ansvarlig for å oppdatere og vedlikeholde filer, databaser og andre administrative systemer. Videre vil du bistå med planlegging og organisering av møter, inkludert forberedelse av agendaer, utsendelse av invitasjoner og oppfølging av møtereferater.
En viktig del av rollen innebærer å samarbeide med ulike avdelinger for å sikre at administrative behov blir møtt. Du vil også hjelpe til med å forberede rapporter, presentasjoner og andre dokumenter etter behov. I tillegg kan du bli bedt om å håndtere reisebestillinger og andre logistiske oppgaver for ansatte.
For å lykkes i denne rollen bør du ha sterke organisatoriske ferdigheter, være detaljorientert og ha evnen til å håndtere flere oppgaver samtidig. Du bør også ha gode kommunikasjonsferdigheter, både skriftlig og muntlig, samt være komfortabel med å bruke ulike kontorprogrammer og systemer.
Hvis du er en proaktiv og pålitelig person med en lidenskap for administrativt arbeid, vil vi gjerne høre fra deg!
Ansvarsområder
Text copied to clipboard!- Håndtere daglige administrative oppgaver og kontorarbeid
- Koordinere møter, inkludert planlegging og oppfølging
- Administrere dokumenter, filer og databaser
- Håndtere innkommende og utgående kommunikasjon
- Forberede rapporter, presentasjoner og andre dokumenter
- Bistå med reisebestillinger og logistikk for ansatte
- Samarbeide med ulike avdelinger for å sikre effektiv drift
- Opprettholde et organisert og effektivt arbeidsmiljø
Krav
Text copied to clipboard!- Erfaring med administrativt arbeid eller lignende rolle
- Gode organisatoriske og tidsstyringsferdigheter
- Sterke kommunikasjonsferdigheter, både skriftlig og muntlig
- Kompetanse i bruk av kontorprogrammer som Microsoft Office
- Evne til å håndtere flere oppgaver samtidig
- Detaljorientert og nøyaktig i arbeidet
- Evne til å arbeide selvstendig og i team
- Pålitelig og profesjonell arbeidsmoral
Potensielle intervjuspørsmål
Text copied to clipboard!- Kan du beskrive din erfaring med administrativt arbeid?
- Hvordan håndterer du flere oppgaver samtidig?
- Hvilke kontorprogrammer har du erfaring med?
- Kan du gi et eksempel på hvordan du har organisert et møte?
- Hvordan sikrer du at dokumenter og filer er godt organisert?
- Har du erfaring med å håndtere reisebestillinger?
- Hvordan håndterer du stressende situasjoner på arbeidsplassen?
- Hva motiverer deg til å jobbe som Assisterende Sekretær?
