Text copied to clipboard!
Titel
Text copied to clipboard!Frontoffice Assistent
Beschrijving
Text copied to clipboard!
Wij zijn op zoek naar een Frontoffice Assistent die het eerste aanspreekpunt is voor bezoekers, klanten en medewerkers. In deze rol ben je verantwoordelijk voor het creëren van een gastvrije en professionele eerste indruk van het bedrijf. Je beheert de receptie, beantwoordt telefoongesprekken, verwerkt inkomende en uitgaande post en ondersteunt diverse administratieve taken. Je bent een essentieel onderdeel van het team en draagt bij aan een soepele werking van de dagelijkse bedrijfsvoering.
Als Frontoffice Assistent ben je communicatief sterk, klantgericht en georganiseerd. Je weet hoe je prioriteiten moet stellen en blijft kalm onder druk. Je werkt nauw samen met andere afdelingen en zorgt ervoor dat informatie correct en tijdig wordt doorgegeven. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor het beheren van vergaderruimtes, het ontvangen van gasten en het verzorgen van koffie en andere voorzieningen tijdens bijeenkomsten.
Je zult ook verantwoordelijk zijn voor het bijhouden van kantoorbenodigdheden, het ondersteunen van HR- of financiële administraties en het verwerken van gegevens in systemen. Je bent representatief, professioneel en hebt een vriendelijke houding. Je begrijpt het belang van discretie en vertrouwelijkheid, vooral bij het omgaan met gevoelige informatie.
Deze functie vereist een hoge mate van zelfstandigheid, maar ook het vermogen om goed in teamverband te functioneren. Je bent flexibel en bereid om extra taken op je te nemen wanneer dat nodig is. Ervaring in een soortgelijke functie is een pré, maar motivatie en leergierigheid zijn minstens zo belangrijk.
Als jij op zoek bent naar een dynamische werkomgeving waarin je jouw organisatorische en communicatieve vaardigheden kunt inzetten en verder ontwikkelen, dan nodigen wij je van harte uit om te solliciteren op deze functie van Frontoffice Assistent.
Verantwoordelijkheden
Text copied to clipboard!- Beheren van de receptie en het verwelkomen van bezoekers
- Beantwoorden en doorverbinden van telefoongesprekken
- Verwerken van inkomende en uitgaande post
- Plannen en beheren van vergaderruimtes
- Ondersteunen van administratieve processen
- Bestellen en beheren van kantoorbenodigdheden
- Verzorgen van koffie en voorzieningen voor vergaderingen
- Bijhouden van bezoekersregistratie
- Assisteren bij HR- of financiële administratie
- Zorgdragen voor een nette en professionele ontvangstruimte
Vereisten
Text copied to clipboard!- Minimaal MBO werk- en denkniveau
- Uitstekende communicatieve vaardigheden in Nederlands en Engels
- Representatief en klantgericht
- Goede kennis van MS Office (Word, Excel, Outlook)
- Ervaring in een vergelijkbare functie is een pré
- Organisatorisch sterk en stressbestendig
- Zelfstandig kunnen werken en initiatief tonen
- Flexibel en oplossingsgericht
- Discreet en betrouwbaar met vertrouwelijke informatie
- Bereidheid om te leren en zich verder te ontwikkelen
Potentiële interviewvragen
Text copied to clipboard!- Waarom wil je als Frontoffice Assistent werken?
- Hoe ga je om met stressvolle situaties aan de receptie?
- Wat zijn jouw sterke punten in klantcontact?
- Heb je ervaring met het beheren van vergaderruimtes?
- Hoe zorg je voor een professionele uitstraling van de receptie?
- Ben je bekend met administratieve systemen of software?
- Hoe ga je om met vertrouwelijke informatie?
- Kun je een situatie beschrijven waarin je meerdere taken tegelijk moest uitvoeren?
- Wat motiveert jou in een ondersteunende rol?
- Ben je bereid om ook buiten reguliere uren te werken indien nodig?
