Text copied to clipboard!
Titel
Text copied to clipboard!Documentenbeheer Klerk
Beschrijving
Text copied to clipboard!
Wij zijn op zoek naar een nauwkeurige en georganiseerde Documentenbeheer Klerk om ons team te versterken. In deze rol ben je verantwoordelijk voor het beheren, organiseren en archiveren van documenten binnen onze organisatie. Je zorgt ervoor dat alle documenten correct worden opgeslagen, gemakkelijk toegankelijk zijn en voldoen aan de geldende regelgeving en bedrijfsprocedures.
Als Documentenbeheer Klerk werk je nauw samen met verschillende afdelingen om ervoor te zorgen dat alle documentatie up-to-date en correct is. Je speelt een cruciale rol in het waarborgen van de integriteit en veiligheid van bedrijfsgegevens. Daarnaast ondersteun je bij het digitaliseren van documenten en het implementeren van efficiënte documentbeheerprocessen.
Je dagelijkse taken omvatten het ontvangen, registreren en opslaan van documenten, evenals het beheren van de toegang tot vertrouwelijke informatie. Je bent verantwoordelijk voor het opstellen en bijhouden van documentatieprocedures en het trainen van medewerkers in het juiste gebruik van documentbeheersystemen. Daarnaast werk je samen met IT en andere afdelingen om ervoor te zorgen dat digitale en fysieke documenten goed worden beheerd.
Om succesvol te zijn in deze functie, moet je oog hebben voor detail, goed georganiseerd zijn en in staat zijn om zelfstandig te werken. Ervaring met documentbeheersystemen en kennis van relevante wet- en regelgeving is een pluspunt. Je moet ook in staat zijn om effectief te communiceren en samen te werken met verschillende teams binnen de organisatie.
Wij bieden een dynamische werkomgeving waarin je de kans krijgt om je vaardigheden verder te ontwikkelen en bij te dragen aan de efficiëntie van onze organisatie. Als jij een gestructureerde en verantwoordelijke professional bent met een passie voor documentbeheer, dan nodigen wij je uit om te solliciteren op deze functie.
Verantwoordelijkheden
Text copied to clipboard!- Beheren en organiseren van fysieke en digitale documenten.
- Zorgen voor naleving van documentbeheerprocedures en regelgeving.
- Ondersteunen bij het digitaliseren en archiveren van documenten.
- Toegang beheren tot vertrouwelijke informatie en documenten.
- Samenwerken met verschillende afdelingen om documentatieprocessen te verbeteren.
- Opstellen en bijhouden van documentbeheerprocedures.
- Trainingssessies geven over correct documentbeheer.
- Ondersteunen bij audits en nalevingscontroles.
Vereisten
Text copied to clipboard!- Minimaal een middelbare schooldiploma, bij voorkeur een administratieve opleiding.
- Ervaring met documentbeheer en archiveringssystemen is een pluspunt.
- Uitstekende organisatorische en administratieve vaardigheden.
- Nauwkeurigheid en oog voor detail.
- Goede communicatieve vaardigheden en teamgerichtheid.
- Bekendheid met relevante wet- en regelgeving omtrent documentbeheer.
- Vaardigheid in het werken met Microsoft Office en documentbeheersystemen.
- Vermogen om zelfstandig te werken en prioriteiten te stellen.
Potentiële interviewvragen
Text copied to clipboard!- Kun je een voorbeeld geven van een situatie waarin je documentbeheer hebt verbeterd?
- Hoe ga je om met vertrouwelijke informatie?
- Welke ervaring heb je met documentbeheersystemen?
- Hoe zorg je ervoor dat documenten correct worden gearchiveerd en gemakkelijk toegankelijk blijven?
- Kun je een situatie beschrijven waarin je een probleem met documentbeheer hebt opgelost?
- Hoe blijf je op de hoogte van veranderingen in regelgeving met betrekking tot documentbeheer?
- Wat zou je doen als je merkt dat een collega zich niet aan de documentbeheerprocedures houdt?
- Hoe ga je om met een grote hoeveelheid documenten die snel moeten worden verwerkt?
