Text copied to clipboard!
Titel
Text copied to clipboard!Documentcontroller
Beschrijving
Text copied to clipboard!
Wij zijn op zoek naar een nauwkeurige en georganiseerde Documentcontroller om ons team te versterken. Als Documentcontroller ben je verantwoordelijk voor het beheren, controleren en distribueren van documenten binnen de organisatie. Je zorgt ervoor dat alle documentatie voldoet aan de geldende normen, procedures en regelgeving. Je speelt een cruciale rol in het waarborgen van de integriteit en toegankelijkheid van informatie, zowel digitaal als fysiek.
In deze functie werk je nauw samen met verschillende afdelingen, waaronder projectmanagement, kwaliteitscontrole en juridische zaken. Je ontwikkelt en onderhoudt documentbeheersystemen, stelt richtlijnen op voor documentbeheer en traint medewerkers in het correct gebruik van deze systemen. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor het archiveren van documenten en het opstellen van rapportages over documentstatussen en -processen.
Een succesvolle Documentcontroller beschikt over uitstekende organisatorische vaardigheden, een scherp oog voor detail en een goed begrip van documentbeheerprocessen. Je bent in staat om onder druk te werken en meerdere taken tegelijk te beheren zonder de nauwkeurigheid uit het oog te verliezen. Ervaring met documentbeheersoftware en kennis van relevante wet- en regelgeving zijn essentieel.
Wij bieden een dynamische werkomgeving waarin je de kans krijgt om bij te dragen aan de efficiëntie en compliance van onze organisatie. Je werkt in een team van professionals en krijgt ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en groei. Als jij een passie hebt voor structuur, nauwkeurigheid en procesoptimalisatie, dan is deze functie iets voor jou.
Verantwoordelijkheden
Text copied to clipboard!- Beheren en controleren van inkomende en uitgaande documenten
- Zorgen voor naleving van documentatieprocedures en -normen
- Onderhouden van digitale en fysieke archieven
- Opstellen en bijhouden van documentatiehandleidingen
- Samenwerken met projectteams en andere afdelingen
- Trainingssessies geven over documentbeheer
- Toezicht houden op versiebeheer en revisies
- Rapporteren over documentstatussen en -processen
- Identificeren en oplossen van documentatieproblemen
- Verbeteren van documentbeheerprocessen
Vereisten
Text copied to clipboard!- MBO- of HBO-opleiding in administratie, informatiebeheer of vergelijkbaar
- Minimaal 2 jaar ervaring in documentbeheer of soortgelijke functie
- Ervaring met documentbeheersystemen (zoals SharePoint, Documentum)
- Uitstekende organisatorische en administratieve vaardigheden
- Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal
- Kennis van relevante wet- en regelgeving
- Nauwkeurigheid en oog voor detail
- Goede communicatieve vaardigheden
- Zelfstandig en proactief kunnen werken
- Ervaring met MS Office (Word, Excel, Outlook)
Potentiële interviewvragen
Text copied to clipboard!- Heb je ervaring met specifieke documentbeheersystemen?
- Hoe ga je om met vertrouwelijke informatie?
- Kun je een voorbeeld geven van een procesverbetering die je hebt doorgevoerd?
- Hoe zorg je voor naleving van documentatieprocedures?
- Wat doe je als je een fout ontdekt in een belangrijk document?
- Hoe prioriteer je taken bij een hoge werkdruk?
- Ben je bekend met ISO-normen voor documentbeheer?
- Hoe werk je samen met andere afdelingen?
- Wat zijn volgens jou de belangrijkste kwaliteiten van een Documentcontroller?
- Hoe blijf je op de hoogte van veranderingen in regelgeving?
