Text copied to clipboard!
Titel
Text copied to clipboard!Afspraakcoördinator
Beschrijving
Text copied to clipboard!
Wij zijn op zoek naar een georganiseerde en detailgerichte Afspraakcoördinator om ons team te versterken. In deze rol ben je verantwoordelijk voor het plannen, beheren en coördineren van afspraken voor klanten, medewerkers of andere belanghebbenden. Je speelt een cruciale rol in het soepel laten verlopen van de dagelijkse activiteiten door ervoor te zorgen dat alle afspraken correct worden ingepland en opgevolgd.
Als Afspraakcoördinator werk je nauw samen met verschillende afdelingen en externe partijen om ervoor te zorgen dat alle afspraken efficiënt en tijdig worden afgehandeld. Je bent het eerste aanspreekpunt voor klanten en medewerkers met betrekking tot planningen en zorgt ervoor dat eventuele wijzigingen of annuleringen correct worden verwerkt. Daarnaast houd je toezicht op de beschikbaarheid van middelen en personeel om een optimale planning te garanderen.
Om succesvol te zijn in deze functie, moet je uitstekende organisatorische vaardigheden hebben en in staat zijn om meerdere taken tegelijkertijd te beheren. Je moet communicatief sterk zijn en goed kunnen omgaan met verschillende belanghebbenden. Daarnaast is het belangrijk dat je stressbestendig bent en snel kunt schakelen in een dynamische werkomgeving.
Je verantwoordelijkheden omvatten onder andere het beheren van agenda’s, het plannen van afspraken, het coördineren van vergaderingen en het bijhouden van administratieve gegevens. Je werkt met verschillende softwaretools om planningen te beheren en rapportages op te stellen. Ervaring met planningssoftware en administratieve systemen is een pluspunt.
Wij bieden een dynamische werkomgeving waarin je de kans krijgt om je organisatorische vaardigheden verder te ontwikkelen. Je werkt samen met een team van professionals en krijgt de mogelijkheid om bij te dragen aan de efficiëntie en effectiviteit van onze organisatie. Als jij een proactieve en gestructureerde werkwijze hebt en graag werkt in een omgeving waar planning en organisatie centraal staan, dan is deze functie iets voor jou!
Verantwoordelijkheden
Text copied to clipboard!- Plannen en coördineren van afspraken en vergaderingen.
- Beheren van agenda’s en beschikbaarheid van medewerkers.
- Communiceren met klanten en interne teams over planningen.
- Verwerken van wijzigingen en annuleringen in de planning.
- Zorgen voor een efficiënte en georganiseerde werkwijze.
- Gebruik van planningssoftware en administratieve systemen.
- Opstellen van rapportages en analyses over afsprakenbeheer.
- Ondersteunen van andere administratieve taken indien nodig.
Vereisten
Text copied to clipboard!- Minimaal een MBO-diploma in een relevante richting.
- Ervaring met planningssoftware en administratieve systemen.
- Uitstekende organisatorische en communicatieve vaardigheden.
- Vermogen om meerdere taken tegelijkertijd te beheren.
- Stressbestendig en in staat om snel te schakelen.
- Klantgerichte en proactieve werkhouding.
- Goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
- Ervaring in een vergelijkbare functie is een pluspunt.
Potentiële interviewvragen
Text copied to clipboard!- Kun je een voorbeeld geven van een situatie waarin je meerdere afspraken tegelijk moest beheren?
- Hoe ga je om met last-minute wijzigingen in de planning?
- Welke planningssoftware heb je eerder gebruikt en hoe heb je deze toegepast?
- Hoe zorg je ervoor dat alle belanghebbenden op de hoogte blijven van wijzigingen?
- Kun je een situatie beschrijven waarin je onder druk moest werken en hoe je dat hebt aangepakt?
- Wat vind je het belangrijkste aspect van een efficiënte planning?
- Hoe ga je om met conflicterende afspraken en prioriteiten?
- Waarom wil je als Afspraakcoördinator werken?