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Titre

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Coordinateur de Réunions

Description

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Nous recherchons un Coordinateur de Réunions talentueux et organisé pour rejoindre notre équipe. Dans ce rôle, vous serez responsable de la planification, de la coordination et de la gestion des réunions pour garantir leur bon déroulement. Vous jouerez un rôle clé en veillant à ce que toutes les parties prenantes soient informées, préparées et alignées sur les objectifs des réunions. Ce poste exige une attention exceptionnelle aux détails, d'excellentes compétences en communication et une capacité à gérer plusieurs tâches simultanément dans un environnement dynamique. En tant que Coordinateur de Réunions, vous serez chargé de collaborer avec divers départements pour planifier des réunions internes et externes, y compris des conférences, des ateliers et des sessions de formation. Vous devrez également gérer les calendriers, réserver des salles, préparer des documents pertinents et assurer un suivi après les réunions pour garantir que les décisions prises sont mises en œuvre. Le candidat idéal aura une expérience préalable dans la gestion d'événements ou la coordination administrative, ainsi qu'une maîtrise des outils de planification et des logiciels de gestion de projet. Vous devrez également être capable de résoudre rapidement les problèmes et de vous adapter aux changements de dernière minute. Si vous êtes passionné par l'organisation et souhaitez contribuer à l'efficacité des opérations d'une entreprise, ce poste est fait pour vous.

Responsabilités

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  • Planifier et organiser des réunions internes et externes.
  • Gérer les calendriers et coordonner les disponibilités des participants.
  • Réserver des salles de réunion et organiser les équipements nécessaires.
  • Préparer et distribuer les ordres du jour et les documents pertinents.
  • Assurer un suivi après les réunions pour garantir la mise en œuvre des décisions.
  • Gérer les changements de dernière minute et résoudre les problèmes éventuels.
  • Collaborer avec différents départements pour répondre à leurs besoins spécifiques.
  • Maintenir une communication claire et efficace avec toutes les parties prenantes.

Exigences

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  • Expérience préalable en coordination administrative ou gestion d'événements.
  • Excellentes compétences organisationnelles et attention aux détails.
  • Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément dans un environnement dynamique.
  • Maîtrise des outils de planification et des logiciels de gestion de projet.
  • Excellentes compétences en communication écrite et orale.
  • Capacité à résoudre rapidement les problèmes et à s'adapter aux changements.
  • Connaissance des protocoles professionnels pour les réunions d'entreprise.
  • Diplôme en administration, gestion ou domaine connexe (souhaité).

Questions potentielles d'entretien

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  • Pouvez-vous décrire une situation où vous avez géré plusieurs réunions en même temps ?
  • Comment gérez-vous les changements de dernière minute dans la planification des réunions ?
  • Quels outils ou logiciels de planification avez-vous utilisés dans le passé ?
  • Comment assurez-vous une communication efficace avec les participants à une réunion ?
  • Avez-vous une expérience dans la préparation de documents pour des réunions importantes ?