Text copied to clipboard!
Τίτλος
Text copied to clipboard!Υπεύθυνος Διαχείρισης Εγγράφων
Περιγραφή
Text copied to clipboard!
Αναζητούμε έναν Υπεύθυνο Διαχείρισης Εγγράφων για να ενταχθεί στην ομάδα μας και να διασφαλίσει την αποτελεσματική διαχείριση, οργάνωση και αρχειοθέτηση όλων των εγγράφων της εταιρείας. Ο ιδανικός υποψήφιος θα είναι υπεύθυνος για τη δημιουργία, την παρακολούθηση, την αποθήκευση και την ασφάλεια των εγγράφων, διασφαλίζοντας τη συμμόρφωση με τις εσωτερικές πολιτικές και τις νομικές απαιτήσεις.Ο Υπεύθυνος Διαχείρισης Εγγράφων θα συνεργάζεται στενά με όλα τα τμήματα της εταιρείας για να διασφαλίσει ότι τα έγγραφα είναι εύκολα προσβάσιμα, σωστά κατηγοριοποιημένα και αποθηκευμένα με ασφάλεια. Θα είναι υπεύθυνος για την εφαρμογή και τη βελτίωση των διαδικασιών διαχείρισης εγγράφων, καθώς και για την εκπαίδευση του προσωπικού στη σωστή χρήση των συστημάτων αρχειοθέτησης.Επιπλέον, ο ρόλος απαιτεί καλή γνώση των ψηφιακών εργαλείων διαχείρισης εγγράφων, καθώς και ικανότητα χειρισμού ευαίσθητων πληροφοριών με απόλυτη εμπιστευτικότητα. Η προσοχή στη λεπτομέρεια, η οργανωτικότητα και η ικανότητα επίλυσης προβλημάτων είναι κρίσιμες δεξιότητες για την επιτυχία σε αυτή τη θέση.Αν έχετε εμπειρία στη διαχείριση εγγράφων, ισχυρές οργανωτικές δεξιότητες και επιθυμείτε να εργαστείτε σε ένα δυναμικό και επαγγελματικό περιβάλλον, θα χαρούμε να λάβουμε την αίτησή σας.
Καθήκοντα
Text copied to clipboard!- Διαχείριση και οργάνωση φυσικών και ψηφιακών εγγράφων
- Διασφάλιση της συμμόρφωσης με τις πολιτικές αρχειοθέτησης
- Ανάπτυξη και εφαρμογή διαδικασιών διαχείρισης εγγράφων
- Συνεργασία με άλλα τμήματα για την υποστήριξη των αναγκών τους
- Εκπαίδευση προσωπικού στη χρήση συστημάτων αρχειοθέτησης
- Παρακολούθηση και ενημέρωση των βάσεων δεδομένων εγγράφων
- Διασφάλιση της ασφάλειας και της εμπιστευτικότητας των εγγράφων
- Ανάκτηση εγγράφων κατόπιν αιτήματος
- Αρχειοθέτηση και καταστροφή εγγράφων σύμφωνα με τις πολιτικές
- Αναφορά προβλημάτων ή αποκλίσεων στη διαχείριση εγγράφων
Απαιτήσεις
Text copied to clipboard!- Πτυχίο στη Διοίκηση Επιχειρήσεων, Αρχειονομία ή συναφές πεδίο
- Εμπειρία τουλάχιστον 2 ετών σε παρόμοια θέση
- Άριστη γνώση εργαλείων διαχείρισης εγγράφων (π.χ. SharePoint, DocuWare)
- Ικανότητα οργάνωσης και προσοχή στη λεπτομέρεια
- Καλή γνώση της ελληνικής και αγγλικής γλώσσας
- Ικανότητα διαχείρισης εμπιστευτικών πληροφοριών
- Γνώση κανονισμών GDPR και πολιτικών απορρήτου
- Ικανότητα εργασίας υπό πίεση και τήρησης προθεσμιών
- Επικοινωνιακές και διαπροσωπικές δεξιότητες
- Εμπειρία σε περιβάλλοντα με μεγάλο όγκο εγγράφων
Πιθανές ερωτήσεις συνέντευξης
Text copied to clipboard!- Ποια είναι η εμπειρία σας στη διαχείριση εγγράφων;
- Έχετε χρησιμοποιήσει κάποιο σύστημα ψηφιακής αρχειοθέτησης; Ποιο;
- Πώς διασφαλίζετε την εμπιστευτικότητα των εγγράφων;
- Ποια είναι η προσέγγισή σας στην οργάνωση μεγάλου όγκου αρχείων;
- Έχετε εμπειρία με κανονισμούς όπως ο GDPR;
- Πώς αντιμετωπίζετε την πίεση προθεσμιών;
- Ποια εργαλεία χρησιμοποιείτε για την παρακολούθηση εγγράφων;
- Έχετε εκπαιδεύσει άλλους στη χρήση συστημάτων αρχειοθέτησης;
- Πώς διαχειρίζεστε την καταστροφή παλαιών εγγράφων;
- Ποια είναι η μεγαλύτερη πρόκληση που αντιμετωπίσατε σε παρόμοια θέση;
