Text copied to clipboard!
Τίτλος
Text copied to clipboard!Σχεδιαστής Συναντήσεων
Περιγραφή
Text copied to clipboard!
Αναζητούμε έναν Σχεδιαστή Συναντήσεων με εξαιρετικές οργανωτικές και επικοινωνιακές δεξιότητες για να ενταχθεί στην ομάδα μας. Ο ιδανικός υποψήφιος θα είναι υπεύθυνος για τον προγραμματισμό, τον συντονισμό και την εκτέλεση επαγγελματικών συναντήσεων, τόσο εσωτερικών όσο και εξωτερικών, διασφαλίζοντας ότι όλα τα μέλη της ομάδας είναι ενημερωμένα και προετοιμασμένα.
Ο Σχεδιαστής Συναντήσεων θα συνεργάζεται στενά με διευθυντικά στελέχη, διοικητικό προσωπικό και εξωτερικούς συνεργάτες για να διασφαλίσει την αποτελεσματική ροή πληροφοριών και την έγκαιρη διεξαγωγή των συναντήσεων. Θα είναι υπεύθυνος για τη διαχείριση ημερολογίων, την αποστολή προσκλήσεων, την κράτηση αιθουσών ή ψηφιακών χώρων, την προετοιμασία υλικού παρουσίασης και την παρακολούθηση των ενεργειών μετά τη συνάντηση.
Ο ρόλος απαιτεί υψηλό επίπεδο ακρίβειας, διακριτικότητας και ικανότητας διαχείρισης πολλαπλών εργασιών ταυτόχρονα. Η γνώση εργαλείων διαχείρισης ημερολογίων, όπως το Outlook ή το Google Calendar, καθώς και εμπειρία με πλατφόρμες τηλεδιάσκεψης όπως το Zoom ή το Microsoft Teams, είναι απαραίτητη.
Επιπλέον, ο Σχεδιαστής Συναντήσεων θα πρέπει να έχει την ικανότητα να προβλέπει ανάγκες, να επιλύει προβλήματα και να λειτουργεί αποτελεσματικά υπό πίεση. Η εμπειρία σε περιβάλλοντα με γρήγορους ρυθμούς και η ικανότητα συνεργασίας με διαφορετικές ομάδες είναι σημαντικά πλεονεκτήματα.
Αν διαθέτετε πάθος για την οργάνωση, προσοχή στη λεπτομέρεια και επιθυμείτε να συμβάλετε στην αποτελεσματική λειτουργία μιας δυναμικής επιχείρησης, θα χαρούμε να σας γνωρίσουμε.
Καθήκοντα
Text copied to clipboard!- Προγραμματισμός και συντονισμός επαγγελματικών συναντήσεων.
- Διαχείριση ημερολογίων και διαθεσιμότητας συμμετεχόντων.
- Αποστολή προσκλήσεων και υπενθυμίσεων.
- Κράτηση αιθουσών ή ψηφιακών χώρων συνάντησης.
- Προετοιμασία και διανομή υλικού παρουσίασης.
- Καταγραφή πρακτικών και παρακολούθηση ενεργειών.
- Συνεργασία με διοικητικό και διευθυντικό προσωπικό.
- Επίλυση προβλημάτων που σχετίζονται με τον προγραμματισμό.
- Διατήρηση αρχείων και δεδομένων συναντήσεων.
- Διασφάλιση της έγκαιρης και αποτελεσματικής διεξαγωγής των συναντήσεων.
Απαιτήσεις
Text copied to clipboard!- Πτυχίο στη Διοίκηση Επιχειρήσεων ή συναφή τομέα.
- Εμπειρία τουλάχιστον 2 ετών σε παρόμοια θέση.
- Άριστη γνώση εργαλείων διαχείρισης ημερολογίων (π.χ. Outlook, Google Calendar).
- Εμπειρία με πλατφόρμες τηλεδιάσκεψης (Zoom, Teams).
- Ικανότητα οργάνωσης και διαχείρισης χρόνου.
- Άριστες επικοινωνιακές δεξιότητες.
- Προσοχή στη λεπτομέρεια και ακρίβεια.
- Διακριτικότητα και επαγγελματισμός.
- Ικανότητα εργασίας υπό πίεση.
- Ευχέρεια στη χρήση MS Office (Word, Excel, PowerPoint).
Πιθανές ερωτήσεις συνέντευξης
Text copied to clipboard!- Ποια είναι η εμπειρία σας στον προγραμματισμό επαγγελματικών συναντήσεων;
- Ποια εργαλεία ημερολογίου και τηλεδιάσκεψης έχετε χρησιμοποιήσει;
- Πώς διαχειρίζεστε συγκρούσεις στον προγραμματισμό;
- Πώς εξασφαλίζετε ότι όλοι οι συμμετέχοντες είναι προετοιμασμένοι;
- Ποια είναι η προσέγγισή σας στην καταγραφή πρακτικών;
- Έχετε εμπειρία σε περιβάλλοντα με γρήγορους ρυθμούς;
- Πώς διαχειρίζεστε πολλαπλές συναντήσεις την ίδια ημέρα;
- Ποια είναι η μεγαλύτερη πρόκληση που αντιμετωπίσατε σε αυτόν τον ρόλο;
- Πώς διασφαλίζετε την ακρίβεια και την εμπιστευτικότητα;
- Ποια είναι η εμπειρία σας με το MS Office;
