Text copied to clipboard!
Τίτλος
Text copied to clipboard!Συντονιστής Συναντήσεων Ομάδας
Περιγραφή
Text copied to clipboard!
Αναζητούμε έναν Συντονιστή Συναντήσεων Ομάδας για να ενισχύσει την αποτελεσματικότητα και τη συνεργασία των ομάδων μας μέσω της άρτιας οργάνωσης και διαχείρισης των συναντήσεων. Ο ιδανικός υποψήφιος θα είναι υπεύθυνος για τον προγραμματισμό, τη διευκόλυνση και την παρακολούθηση των συναντήσεων, διασφαλίζοντας ότι οι στόχοι κάθε συνάντησης επιτυγχάνονται και ότι οι συμμετέχοντες είναι καλά προετοιμασμένοι και ενημερωμένοι.
Ο ρόλος απαιτεί εξαιρετικές οργανωτικές και επικοινωνιακές δεξιότητες, καθώς και την ικανότητα να εργάζεται κανείς με διαφορετικές ομάδες και τμήματα. Ο Συντονιστής Συναντήσεων Ομάδας θα λειτουργεί ως βασικός κρίκος μεταξύ των μελών της ομάδας, των διευθυντών και άλλων ενδιαφερόμενων μερών, διασφαλίζοντας ότι οι συναντήσεις είναι παραγωγικές και αποτελεσματικές.
Οι βασικές αρμοδιότητες περιλαμβάνουν τη δημιουργία και διανομή ατζέντας, την κράτηση χώρων ή τη ρύθμιση εικονικών συναντήσεων, την καταγραφή πρακτικών και την παρακολούθηση των ενεργειών που προκύπτουν. Ο υποψήφιος θα πρέπει να είναι εξοικειωμένος με εργαλεία διαχείρισης έργων και ημερολογίων, καθώς και με πλατφόρμες τηλεδιάσκεψης.
Επιπλέον, ο Συντονιστής Συναντήσεων Ομάδας θα πρέπει να έχει την ικανότητα να εντοπίζει και να επιλύει προβλήματα που σχετίζονται με την επικοινωνία και τη συνεργασία, να προτείνει βελτιώσεις στις διαδικασίες και να διασφαλίζει ότι οι συναντήσεις προσθέτουν αξία στην εργασία της ομάδας. Η εμπειρία σε περιβάλλοντα με γρήγορους ρυθμούς και η ικανότητα διαχείρισης πολλαπλών προτεραιοτήτων είναι απαραίτητες.
Αν έχετε πάθος για την οργάνωση, την επικοινωνία και τη βελτίωση της ομαδικής απόδοσης, σας προσκαλούμε να υποβάλετε αίτηση για αυτή τη σημαντική θέση.
Καθήκοντα
Text copied to clipboard!- Προγραμματισμός και οργάνωση τακτικών και έκτακτων συναντήσεων.
- Δημιουργία και αποστολή ατζέντας πριν από κάθε συνάντηση.
- Καταγραφή πρακτικών και παρακολούθηση ενεργειών.
- Συντονισμός μελών ομάδας και διασφάλιση συμμετοχής.
- Διαχείριση εργαλείων τηλεδιάσκεψης και κρατήσεων χώρων.
- Αξιολόγηση της αποτελεσματικότητας των συναντήσεων.
- Επικοινωνία με ενδιαφερόμενα μέρη για επιβεβαίωση συμμετοχής.
- Διατήρηση αρχείων και εγγράφων που σχετίζονται με τις συναντήσεις.
- Υποστήριξη στη βελτίωση διαδικασιών επικοινωνίας.
- Αντιμετώπιση προβλημάτων που προκύπτουν κατά τη διάρκεια των συναντήσεων.
Απαιτήσεις
Text copied to clipboard!- Πτυχίο στη Διοίκηση Επιχειρήσεων, Επικοινωνία ή συναφή τομέα.
- Εμπειρία σε ρόλο διοικητικής υποστήριξης ή συντονισμού.
- Άριστες οργανωτικές και επικοινωνιακές δεξιότητες.
- Γνώση εργαλείων όπως MS Outlook, Zoom, Google Calendar.
- Ικανότητα διαχείρισης πολλαπλών προτεραιοτήτων.
- Προσοχή στη λεπτομέρεια και ακρίβεια στην καταγραφή.
- Ευελιξία και προσαρμοστικότητα σε δυναμικά περιβάλλοντα.
- Ικανότητα εργασίας με διαφορετικές ομάδες και προσωπικότητες.
- Καλή γνώση της ελληνικής και αγγλικής γλώσσας.
- Εμπειρία με εργαλεία διαχείρισης έργων (π.χ. Trello, Asana) θα θεωρηθεί πλεονέκτημα.
Πιθανές ερωτήσεις συνέντευξης
Text copied to clipboard!- Ποια είναι η εμπειρία σας στον συντονισμό συναντήσεων;
- Ποια εργαλεία χρησιμοποιείτε για τη διαχείριση ημερολογίων και τηλεδιασκέψεων;
- Πώς διασφαλίζετε ότι μια συνάντηση είναι παραγωγική;
- Πώς αντιμετωπίζετε καθυστερήσεις ή απουσίες συμμετεχόντων;
- Έχετε εμπειρία στην καταγραφή πρακτικών και παρακολούθηση ενεργειών;
- Πώς διαχειρίζεστε πολλαπλές συναντήσεις σε μία ημέρα;
- Ποια είναι η προσέγγισή σας για τη βελτίωση της επικοινωνίας στην ομάδα;
- Πώς προσαρμόζεστε σε αλλαγές τελευταίας στιγμής;
- Ποια είναι η εμπειρία σας με εργαλεία διαχείρισης έργων;
- Πώς διαχειρίζεστε την εμπιστευτικότητα των πληροφοριών που συζητούνται στις συναντήσεις;
