Text copied to clipboard!
Τίτλος
Text copied to clipboard!Συντονιστής Ελέγχου Εγγράφων
Περιγραφή
Text copied to clipboard!
Αναζητούμε έναν έμπειρο Συντονιστή Ελέγχου Εγγράφων για να ενταχθεί στην ομάδα μας και να διασφαλίσει την ορθή διαχείριση, αποθήκευση και διανομή όλων των εγγράφων που σχετίζονται με έργα και επιχειρησιακές διαδικασίες. Ο ιδανικός υποψήφιος θα έχει εμπειρία στη διαχείριση εγγράφων σε περιβάλλοντα υψηλής πίεσης, εξαιρετικές οργανωτικές δεξιότητες και ικανότητα να εργάζεται με ακρίβεια και προσοχή στη λεπτομέρεια.
Ο ρόλος αυτός απαιτεί στενή συνεργασία με διάφορα τμήματα, όπως μηχανικούς, διαχειριστές έργων και εξωτερικούς συνεργάτες, για να εξασφαλιστεί ότι όλα τα έγγραφα είναι ενημερωμένα, σωστά καταχωρημένα και προσβάσιμα όταν απαιτείται. Ο Συντονιστής Ελέγχου Εγγράφων θα είναι υπεύθυνος για την εφαρμογή και διατήρηση των διαδικασιών ελέγχου εγγράφων σύμφωνα με τα πρότυπα ποιότητας και κανονισμούς της εταιρείας.
Οι βασικές αρμοδιότητες περιλαμβάνουν την καταγραφή, την αρχειοθέτηση, την αναθεώρηση και την κυκλοφορία εγγράφων, καθώς και την υποστήριξη της ομάδας έργου με την παροχή των απαραίτητων πληροφοριών σε πραγματικό χρόνο. Επίσης, θα είναι υπεύθυνος για την εκπαίδευση του προσωπικού στη χρήση των συστημάτων διαχείρισης εγγράφων και την επίβλεψη της συμμόρφωσης με τις πολιτικές διαχείρισης εγγράφων.
Αν διαθέτετε εμπειρία σε παρόμοιο ρόλο, άριστες δεξιότητες επικοινωνίας και γνώση εργαλείων διαχείρισης εγγράφων, σας προσκαλούμε να υποβάλετε αίτηση και να γίνετε μέλος μιας δυναμικής και αναπτυσσόμενης ομάδας.
Καθήκοντα
Text copied to clipboard!- Διαχείριση και αρχειοθέτηση εγγράφων έργου σύμφωνα με τις διαδικασίες.
- Διασφάλιση της ακρίβειας και πληρότητας των εγγράφων.
- Συντονισμός της ροής εγγράφων μεταξύ των εμπλεκόμενων τμημάτων.
- Ενημέρωση και παρακολούθηση των εκδόσεων εγγράφων.
- Εκπαίδευση προσωπικού στη χρήση του συστήματος διαχείρισης εγγράφων.
- Διατήρηση αρχείων σύμφωνα με τις πολιτικές συμμόρφωσης.
- Υποστήριξη ελέγχων ποιότητας και εσωτερικών ελέγχων.
- Παρακολούθηση προθεσμιών και ειδοποίηση για αναθεωρήσεις.
- Ανάπτυξη και βελτίωση διαδικασιών διαχείρισης εγγράφων.
- Συνεργασία με εξωτερικούς συνεργάτες για ανταλλαγή εγγράφων.
Απαιτήσεις
Text copied to clipboard!- Πτυχίο Διοίκησης Επιχειρήσεων ή συναφούς τομέα.
- Τουλάχιστον 2 χρόνια εμπειρίας σε ρόλο ελέγχου εγγράφων.
- Άριστη γνώση εργαλείων MS Office και λογισμικών DMS (Document Management Systems).
- Ικανότητα οργάνωσης και διαχείρισης πολλαπλών εργασιών.
- Προσοχή στη λεπτομέρεια και ακρίβεια στην καταχώρηση δεδομένων.
- Ικανότητα συνεργασίας με διαφορετικά τμήματα και επίπεδα προσωπικού.
- Καλή γνώση αγγλικής γλώσσας (γραπτή και προφορική).
- Γνώση προτύπων ISO και διαδικασιών ποιότητας θα θεωρηθεί πλεονέκτημα.
- Ικανότητα επίλυσης προβλημάτων και λήψης πρωτοβουλιών.
- Εμπειρία σε περιβάλλοντα έργων ή κατασκευών θα εκτιμηθεί.
Πιθανές ερωτήσεις συνέντευξης
Text copied to clipboard!- Ποια είναι η εμπειρία σας στη διαχείριση εγγράφων;
- Έχετε χρησιμοποιήσει κάποιο σύστημα διαχείρισης εγγράφων (DMS);
- Πώς διασφαλίζετε την ακρίβεια και την πληρότητα των εγγράφων;
- Πώς αντιμετωπίζετε καθυστερήσεις στην κυκλοφορία εγγράφων;
- Έχετε εμπειρία σε έργα με πολλαπλούς εμπλεκόμενους φορείς;
- Πώς διαχειρίζεστε την εκπαίδευση άλλων στη χρήση εργαλείων διαχείρισης εγγράφων;
- Ποια είναι η εμπειρία σας με πρότυπα ISO ή άλλες διαδικασίες συμμόρφωσης;
- Πώς οργανώνετε την αρχειοθέτηση και την αναζήτηση εγγράφων;
- Έχετε συνεργαστεί με εξωτερικούς συνεργάτες για ανταλλαγή εγγράφων;
- Ποια είναι η μεγαλύτερη πρόκληση που αντιμετωπίσατε σε παρόμοιο ρόλο;
