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Titel
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Beschreibung
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Wir suchen einen engagierten und detailorientierten Executive Assistant, der die Geschäftsleitung in einer Vielzahl von administrativen, organisatorischen und strategischen Aufgaben unterstützt. In dieser Rolle sind Sie ein unverzichtbarer Bestandteil des Führungsteams und tragen dazu bei, dass die Geschäftsprozesse reibungslos ablaufen. Sie arbeiten eng mit der Geschäftsleitung zusammen, um deren Zeit effizient zu nutzen, strategische Prioritäten zu setzen und die Kommunikation innerhalb und außerhalb des Unternehmens zu optimieren. Zu Ihren Aufgaben gehören die Koordination von Terminen, die Vorbereitung von Meetings, die Erstellung von Berichten und Präsentationen sowie die Unterstützung bei der Entscheidungsfindung. Sie sind die erste Anlaufstelle für interne und externe Anfragen und repräsentieren die Geschäftsleitung professionell und diskret. Diese Position erfordert ein hohes Maß an Organisationstalent, Kommunikationsfähigkeit und die Fähigkeit, in einem dynamischen Umfeld Prioritäten zu setzen. Wenn Sie eine proaktive Einstellung haben, gerne Verantwortung übernehmen und in einem anspruchsvollen Umfeld arbeiten möchten, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.
Verantwortlichkeiten
Text copied to clipboard!- Koordination und Verwaltung des Terminkalenders der Geschäftsleitung.
- Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings, einschließlich Protokollführung.
- Erstellung von Berichten, Präsentationen und anderen Dokumenten.
- Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern im Namen der Geschäftsleitung.
- Organisation von Geschäftsreisen und Veranstaltungen.
- Unterstützung bei strategischen Projekten und Entscheidungsprozessen.
- Überwachung und Nachverfolgung von Aufgaben und Deadlines.
- Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses innerhalb des Unternehmens.
Anforderungen
Text copied to clipboard!- Abgeschlossenes Studium oder vergleichbare Qualifikation im Bereich Betriebswirtschaft, Management oder ähnliches.
- Mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren Position, idealerweise in einem internationalen Umfeld.
- Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen.
- Hervorragende Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch, sowohl schriftlich als auch mündlich.
- Diskretion und Vertraulichkeit im Umgang mit sensiblen Informationen.
- Sicherer Umgang mit MS Office und anderen relevanten Software-Tools.
- Proaktive und lösungsorientierte Arbeitsweise.
- Hohe Belastbarkeit und Flexibilität.
Potenzielle Interviewfragen
Text copied to clipboard!- Wie gehen Sie mit mehreren gleichzeitig anstehenden Aufgaben um?
- Können Sie ein Beispiel für eine Situation geben, in der Sie erfolgreich ein Problem gelöst haben?
- Wie stellen Sie sicher, dass vertrauliche Informationen geschützt bleiben?
- Welche Tools oder Software nutzen Sie, um Ihre Arbeit zu organisieren?
- Wie gehen Sie mit schwierigen oder anspruchsvollen Stakeholdern um?
- Haben Sie Erfahrung in der Organisation von Geschäftsreisen oder Veranstaltungen?
- Wie priorisieren Sie Aufgaben, wenn die Zeit knapp ist?
- Was motiviert Sie, in einer unterstützenden Rolle für die Geschäftsleitung zu arbeiten?
