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Titel

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Unternehmenssekretär

Beschreibung

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Wir suchen einen erfahrenen und detailorientierten Unternehmenssekretär, der für die Verwaltung und Organisation der administrativen und rechtlichen Angelegenheiten unseres Unternehmens verantwortlich ist. In dieser Rolle sind Sie eine zentrale Anlaufstelle für die Geschäftsleitung und das Managementteam und stellen sicher, dass alle Unternehmensrichtlinien und gesetzlichen Vorschriften eingehalten werden. Sie unterstützen den Vorstand und die Geschäftsführung bei der Vorbereitung von Sitzungen, der Dokumentation von Beschlüssen und der Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern. Zu Ihren Hauptaufgaben gehört die Verwaltung von Unternehmensdokumenten, einschließlich Protokollen, Verträgen und Berichten. Sie stellen sicher, dass alle Unterlagen ordnungsgemäß archiviert und leicht zugänglich sind. Darüber hinaus koordinieren Sie die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und arbeiten eng mit Rechtsberatern zusammen, um sicherzustellen, dass das Unternehmen alle regulatorischen Anforderungen erfüllt. Ein weiterer wichtiger Aspekt Ihrer Tätigkeit ist die Organisation und Durchführung von Vorstandssitzungen und Hauptversammlungen. Sie bereiten Tagesordnungen vor, protokollieren die Sitzungen und stellen sicher, dass alle relevanten Informationen an die Beteiligten weitergeleitet werden. Zudem sind Sie für die Kommunikation mit Aktionären, Investoren und anderen Interessengruppen verantwortlich. Um in dieser Position erfolgreich zu sein, sollten Sie über ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten, ein tiefes Verständnis für Unternehmensrecht und eine hohe Detailgenauigkeit verfügen. Sie sollten in der Lage sein, vertrauliche Informationen diskret zu behandeln und effektiv mit verschiedenen Abteilungen und externen Partnern zu kommunizieren. Wenn Sie eine herausfordernde und verantwortungsvolle Position in einem dynamischen Unternehmen suchen, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.

Verantwortlichkeiten

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  • Verwaltung und Organisation von Unternehmensdokumenten und -protokollen
  • Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und interner Richtlinien
  • Vorbereitung und Protokollierung von Vorstandssitzungen und Hauptversammlungen
  • Kommunikation mit Aktionären, Investoren und anderen Interessengruppen
  • Zusammenarbeit mit Rechtsberatern zur Einhaltung regulatorischer Anforderungen
  • Archivierung und Verwaltung vertraulicher Unternehmensunterlagen
  • Unterstützung der Geschäftsleitung bei administrativen und rechtlichen Aufgaben
  • Koordination und Überwachung von Unternehmensrichtlinien und -verfahren

Anforderungen

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  • Abgeschlossenes Studium in Betriebswirtschaft, Rechtswissenschaften oder einem verwandten Bereich
  • Mehrjährige Erfahrung in einer ähnlichen Position, idealerweise in einem großen Unternehmen
  • Fundierte Kenntnisse im Unternehmensrecht und in regulatorischen Anforderungen
  • Ausgezeichnete organisatorische und kommunikative Fähigkeiten
  • Hohe Detailgenauigkeit und Fähigkeit zur vertraulichen Behandlung sensibler Informationen
  • Erfahrung in der Protokollierung und Dokumentation von Unternehmensentscheidungen
  • Sicherer Umgang mit MS Office und Dokumentenmanagementsystemen
  • Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Potenzielle Interviewfragen

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  • Welche Erfahrungen haben Sie in der Verwaltung von Unternehmensdokumenten?
  • Wie stellen Sie sicher, dass gesetzliche Vorschriften eingehalten werden?
  • Können Sie ein Beispiel für eine herausfordernde Situation nennen, die Sie als Unternehmenssekretär gemeistert haben?
  • Wie gehen Sie mit vertraulichen Informationen um?
  • Welche Software-Tools nutzen Sie zur Dokumentenverwaltung?
  • Wie organisieren Sie Vorstandssitzungen und Hauptversammlungen?
  • Welche Strategien nutzen Sie zur effektiven Kommunikation mit Stakeholdern?
  • Wie bleiben Sie über aktuelle gesetzliche Änderungen informiert?