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Titel
Text copied to clipboard!Termin-Koordinator
Beschreibung
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Wir suchen einen engagierten und detailorientierten Termin-Koordinator, der für die effiziente Planung und Verwaltung von Terminen verantwortlich ist. In dieser Rolle sind Sie die zentrale Anlaufstelle für die Organisation von Meetings, Veranstaltungen und anderen zeitkritischen Aktivitäten. Sie arbeiten eng mit verschiedenen Abteilungen zusammen, um sicherzustellen, dass alle Termine reibungslos ablaufen und keine Überschneidungen oder Konflikte entstehen.
Zu Ihren Hauptaufgaben gehört die Koordination von Terminen für Führungskräfte, Teams und externe Partner. Sie verwalten Kalender, planen Besprechungen und stellen sicher, dass alle Beteiligten rechtzeitig informiert sind. Darüber hinaus sind Sie für die Optimierung von Zeitplänen verantwortlich, um die Produktivität und Effizienz des Unternehmens zu maximieren.
Ein erfolgreicher Termin-Koordinator verfügt über ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten, eine hohe Aufmerksamkeit für Details und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen. Sie sollten in der Lage sein, unter Druck zu arbeiten und schnell auf Änderungen zu reagieren. Kommunikationsstärke ist ebenfalls entscheidend, da Sie regelmäßig mit internen und externen Stakeholdern interagieren.
Zu den weiteren Aufgaben gehören die Verwaltung von Besprechungsräumen, die Vorbereitung von Tagesordnungen und die Nachverfolgung von Aufgaben nach Meetings. Sie sollten mit modernen Planungstools und Softwarelösungen vertraut sein, um eine effiziente Terminverwaltung zu gewährleisten.
Wenn Sie eine strukturierte und proaktive Arbeitsweise haben und gerne in einem dynamischen Umfeld arbeiten, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!
Verantwortlichkeiten
Text copied to clipboard!- Planung und Koordination von Terminen für Führungskräfte und Teams
- Verwaltung von Kalendern und Zeitplänen
- Organisation und Vorbereitung von Meetings und Veranstaltungen
- Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern zur Terminabstimmung
- Optimierung von Zeitplänen zur Steigerung der Effizienz
- Verwaltung von Besprechungsräumen und Ressourcen
- Erstellung und Verteilung von Tagesordnungen und Meeting-Protokollen
- Nachverfolgung von Aufgaben und Fristen nach Meetings
Anforderungen
Text copied to clipboard!- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Erfahrung in der Terminplanung oder im administrativen Bereich
- Ausgezeichnete organisatorische und kommunikative Fähigkeiten
- Sicherer Umgang mit Kalender- und Planungstools
- Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu verwalten
- Detailorientierte und strukturierte Arbeitsweise
- Flexibilität und schnelle Reaktionsfähigkeit auf Änderungen
- Diskretion und Vertraulichkeit im Umgang mit sensiblen Informationen
Potenzielle Interviewfragen
Text copied to clipboard!- Wie gehen Sie mit kurzfristigen Terminänderungen um?
- Welche Tools oder Software haben Sie zur Terminverwaltung genutzt?
- Wie priorisieren Sie Aufgaben, wenn mehrere Termine gleichzeitig anstehen?
- Können Sie ein Beispiel für eine besonders herausfordernde Terminplanung geben?
- Wie stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten über Änderungen informiert sind?
- Wie gehen Sie mit Konflikten bei der Terminplanung um?
- Welche Strategien nutzen Sie, um Zeitpläne effizient zu optimieren?
- Wie würden Sie mit einer unerwarteten Absage eines wichtigen Meetings umgehen?