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Titel

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Stadtsekretär

Beschreibung

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Wir suchen einen engagierten und detailorientierten Stadtsekretär, der unser Team in der kommunalen Verwaltung unterstützt. In dieser Rolle sind Sie für eine Vielzahl von administrativen und organisatorischen Aufgaben verantwortlich, die den reibungslosen Betrieb unserer Behörde gewährleisten. Sie arbeiten eng mit anderen Abteilungen zusammen, um sicherzustellen, dass alle Prozesse effizient und effektiv ablaufen. Als Stadtsekretär sind Sie oft die erste Anlaufstelle für Bürgeranfragen und spielen eine entscheidende Rolle bei der Aufrechterhaltung eines positiven Images unserer Behörde. Zu Ihren Hauptaufgaben gehört die Bearbeitung von Korrespondenz, die Organisation von Terminen und Meetings sowie die Pflege von Akten und Datenbanken. Sie unterstützen die Leitungsebene bei der Vorbereitung von Berichten und Präsentationen und stellen sicher, dass alle administrativen Aufgaben termingerecht und in hoher Qualität erledigt werden. Darüber hinaus sind Sie für die Einhaltung von Vorschriften und Richtlinien verantwortlich und tragen dazu bei, dass unsere Behörde den höchsten Standards entspricht. Der ideale Kandidat verfügt über ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten, ein hohes Maß an Diskretion und die Fähigkeit, in einem dynamischen Umfeld Prioritäten zu setzen. Sie sollten über fundierte Kenntnisse in der Büroorganisation und im Umgang mit moderner Bürosoftware verfügen. Erfahrung in der öffentlichen Verwaltung ist von Vorteil, aber nicht zwingend erforderlich. Wenn Sie eine Leidenschaft für den öffentlichen Dienst haben und gerne in einem Team arbeiten, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.

Verantwortlichkeiten

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  • Bearbeitung von Korrespondenz und Verwaltung von Dokumenten.
  • Organisation und Koordination von Terminen und Meetings.
  • Pflege und Aktualisierung von Datenbanken und Akten.
  • Unterstützung bei der Erstellung von Berichten und Präsentationen.
  • Anlaufstelle für Bürgeranfragen und deren Bearbeitung.
  • Sicherstellung der Einhaltung von Vorschriften und Richtlinien.
  • Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen zur Optimierung von Prozessen.
  • Unterstützung der Leitungsebene bei administrativen Aufgaben.

Anforderungen

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  • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
  • Erfahrung in der Büroorganisation und Verwaltung.
  • Sicherer Umgang mit moderner Bürosoftware (z. B. MS Office).
  • Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und Detailgenauigkeit.
  • Hohes Maß an Diskretion und Vertraulichkeit.
  • Fähigkeit, in einem dynamischen Umfeld Prioritäten zu setzen.
  • Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit.
  • Erfahrung in der öffentlichen Verwaltung von Vorteil.

Potenzielle Interviewfragen

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  • Welche Erfahrungen haben Sie in der Büroorganisation gesammelt?
  • Wie gehen Sie mit vertraulichen Informationen um?
  • Können Sie ein Beispiel für eine Situation nennen, in der Sie mehrere Aufgaben gleichzeitig bewältigen mussten?
  • Welche Softwareprogramme beherrschen Sie und wie haben Sie diese in Ihrer bisherigen Arbeit eingesetzt?
  • Wie würden Sie mit einer schwierigen Bürgeranfrage umgehen?