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Titel

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Programm-Assistent

Beschreibung

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Wir suchen einen engagierten und detailorientierten Programm-Assistenten, der unser Team bei der Planung, Organisation und Durchführung verschiedener Programme und Projekte unterstützt. In dieser Rolle sind Sie eine zentrale Anlaufstelle für die Koordination von Aufgaben, die Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern sowie die Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs aller Aktivitäten. Sie arbeiten eng mit Projektleitern und anderen Teammitgliedern zusammen, um sicherzustellen, dass alle Programme termingerecht, innerhalb des Budgets und gemäß den festgelegten Standards abgeschlossen werden. Zu Ihren Hauptaufgaben gehört die Unterstützung bei der Erstellung von Zeitplänen, die Überwachung von Projektmeilensteinen und die Pflege von Dokumentationen. Sie sind verantwortlich für die Organisation von Meetings, die Vorbereitung von Berichten und die Bearbeitung von Anfragen. Darüber hinaus tragen Sie dazu bei, potenzielle Risiken zu identifizieren und Lösungen vorzuschlagen, um Herausforderungen proaktiv zu begegnen. Ein erfolgreicher Kandidat für diese Position verfügt über ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten, eine hohe Kommunikationskompetenz und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen. Sie sollten in der Lage sein, in einem dynamischen Umfeld zu arbeiten und sich schnell an wechselnde Prioritäten anzupassen. Erfahrung in der Projekt- oder Programmkoordination ist von Vorteil, aber nicht zwingend erforderlich. Wichtig ist, dass Sie eine positive Einstellung, Eigeninitiative und die Bereitschaft mitbringen, sich in neue Aufgabenbereiche einzuarbeiten. Wenn Sie eine Leidenschaft für Organisation und Teamarbeit haben und eine Schlüsselrolle in der erfolgreichen Umsetzung von Programmen spielen möchten, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.

Verantwortlichkeiten

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  • Unterstützung bei der Planung und Organisation von Programmen und Projekten.
  • Koordination von Meetings und Veranstaltungen.
  • Erstellung und Pflege von Projektplänen und Dokumentationen.
  • Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern.
  • Überwachung von Projektmeilensteinen und Fristen.
  • Identifikation und Lösung von potenziellen Problemen.
  • Vorbereitung von Berichten und Präsentationen.
  • Unterstützung bei der Budgetüberwachung und Ressourcenplanung.

Anforderungen

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  • Abgeschlossene Ausbildung oder Studium im relevanten Bereich.
  • Erfahrung in der Projekt- oder Programmkoordination von Vorteil.
  • Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und Detailgenauigkeit.
  • Starke Kommunikations- und Teamfähigkeiten.
  • Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen.
  • Sicherer Umgang mit MS Office und Projektmanagement-Tools.
  • Eigeninitiative und Problemlösungsfähigkeit.
  • Flexibilität und Anpassungsfähigkeit in einem dynamischen Umfeld.

Potenzielle Interviewfragen

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  • Welche Erfahrungen haben Sie in der Organisation von Projekten oder Programmen?
  • Wie gehen Sie mit mehreren gleichzeitig laufenden Aufgaben um?
  • Können Sie ein Beispiel für eine Herausforderung nennen, die Sie erfolgreich gelöst haben?
  • Wie stellen Sie sicher, dass Fristen und Budgets eingehalten werden?
  • Welche Tools oder Software nutzen Sie zur Organisation Ihrer Arbeit?