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Titel

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Persönlicher Assistent

Beschreibung

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Wir suchen einen engagierten und detailorientierten Persönlichen Assistenten, der Führungskräfte bei der Verwaltung ihres beruflichen und manchmal auch privaten Lebens unterstützt. In dieser Rolle sind Sie für eine Vielzahl von Aufgaben verantwortlich, die von der Terminplanung über die Organisation von Reisen bis hin zur Bearbeitung vertraulicher Dokumente reichen. Sie sind die rechte Hand der Führungskraft und tragen wesentlich dazu bei, dass der Arbeitsalltag reibungslos verläuft. Als Persönlicher Assistent sind Sie ein Organisationstalent mit ausgezeichneten Kommunikationsfähigkeiten. Sie sollten in der Lage sein, Prioritäten zu setzen, unter Druck zu arbeiten und mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen. Diskretion und Vertraulichkeit sind in dieser Position von größter Bedeutung, da Sie Zugang zu sensiblen Informationen haben werden. Zu Ihren Hauptaufgaben gehört die Verwaltung des Kalenders der Führungskraft, einschließlich der Planung und Koordination von Meetings, Telefonkonferenzen und Geschäftsreisen. Sie sind auch für die Vorbereitung von Berichten, Präsentationen und anderen Dokumenten verantwortlich. Darüber hinaus fungieren Sie als erste Anlaufstelle für interne und externe Anfragen und stellen sicher, dass alle Anliegen effizient bearbeitet werden. Die ideale Kandidatin oder der ideale Kandidat verfügt über ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten, ein hohes Maß an Eigeninitiative und die Fähigkeit, in einem dynamischen Umfeld zu arbeiten. Sie sollten über fundierte Kenntnisse in der Nutzung von Bürosoftware wie Microsoft Office verfügen und idealerweise Erfahrung in einer ähnlichen Rolle haben. Wenn Sie eine proaktive, zuverlässige und diskrete Persönlichkeit sind, die gerne in einem anspruchsvollen und abwechslungsreichen Umfeld arbeitet, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.

Verantwortlichkeiten

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  • Verwaltung und Organisation des Kalenders der Führungskraft.
  • Planung und Koordination von Meetings und Geschäftsreisen.
  • Vorbereitung von Berichten, Präsentationen und anderen Dokumenten.
  • Bearbeitung von E-Mails und Korrespondenz.
  • Fungieren als erste Anlaufstelle für interne und externe Anfragen.
  • Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses.
  • Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen und Projekten.
  • Verwaltung vertraulicher Informationen mit höchster Diskretion.

Anforderungen

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  • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
  • Erfahrung in einer ähnlichen Position von Vorteil.
  • Ausgezeichnete organisatorische und kommunikative Fähigkeiten.
  • Sicherer Umgang mit Microsoft Office und anderen Büroanwendungen.
  • Hohes Maß an Diskretion und Vertraulichkeit.
  • Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und unter Druck zu arbeiten.
  • Proaktive und lösungsorientierte Arbeitsweise.
  • Fließende Deutsch- und gute Englischkenntnisse.

Potenzielle Interviewfragen

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  • Wie gehen Sie mit mehreren gleichzeitig anstehenden Aufgaben um?
  • Können Sie ein Beispiel für eine Situation nennen, in der Sie Diskretion bewiesen haben?
  • Welche Tools oder Software nutzen Sie zur Organisation von Aufgaben und Terminen?
  • Wie stellen Sie sicher, dass Sie unter Druck effizient arbeiten?
  • Haben Sie Erfahrung in der Organisation von Geschäftsreisen oder Veranstaltungen?