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Titel
Text copied to clipboard!Empfangsmitarbeiter in einer Anwaltskanzlei
Beschreibung
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Wir suchen einen freundlichen und professionellen Empfangsmitarbeiter für unsere Anwaltskanzlei. In dieser Rolle sind Sie die erste Anlaufstelle für unsere Mandanten und Besucher und tragen maßgeblich zur positiven Außenwirkung unserer Kanzlei bei. Sie sind verantwortlich für die Begrüßung und Betreuung von Mandanten, die Koordination von Terminen sowie die Unterstützung des administrativen Tagesgeschäfts.
Ihre Hauptaufgabe besteht darin, einen exzellenten Kundenservice zu bieten und sicherzustellen, dass alle Anfragen effizient bearbeitet werden. Sie nehmen Telefonanrufe entgegen, leiten diese an die entsprechenden Ansprechpartner weiter und beantworten grundlegende Fragen zu unseren Dienstleistungen. Zudem verwalten Sie den Empfangsbereich, sorgen für eine angenehme Atmosphäre und stellen sicher, dass alle notwendigen Unterlagen und Materialien stets verfügbar sind.
Ein weiterer wichtiger Aspekt Ihrer Tätigkeit ist die Terminplanung und -koordination. Sie organisieren Besprechungen, verwalten den Kalender der Anwälte und stellen sicher, dass alle Termine reibungslos ablaufen. Darüber hinaus unterstützen Sie das Team bei administrativen Aufgaben wie der Bearbeitung von Posteingängen und -ausgängen, der Pflege von Mandantenakten und der Vorbereitung von Besprechungsräumen.
Um in dieser Position erfolgreich zu sein, sollten Sie über ausgezeichnete kommunikative Fähigkeiten verfügen und ein hohes Maß an Professionalität und Diskretion mitbringen. Erfahrung im Empfangsbereich oder in einer ähnlichen Position ist von Vorteil, aber nicht zwingend erforderlich. Wichtiger sind eine freundliche und serviceorientierte Einstellung sowie die Fähigkeit, auch in stressigen Situationen den Überblick zu behalten.
Wir bieten Ihnen eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem professionellen Umfeld mit einem engagierten Team. Wenn Sie Freude am Umgang mit Menschen haben und eine verantwortungsvolle Position in einer renommierten Anwaltskanzlei suchen, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.
Verantwortlichkeiten
Text copied to clipboard!- Begrüßung und Betreuung von Mandanten und Besuchern
- Entgegennahme und Weiterleitung von Telefonanrufen
- Koordination und Verwaltung von Terminen
- Bearbeitung von Posteingängen und -ausgängen
- Pflege und Verwaltung von Mandantenakten
- Vorbereitung und Organisation von Besprechungsräumen
- Unterstützung des administrativen Tagesgeschäfts
- Sicherstellung eines professionellen und freundlichen Empfangsbereichs
Anforderungen
Text copied to clipboard!- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Erfahrung im Empfangsbereich oder in einer ähnlichen Position von Vorteil
- Ausgezeichnete kommunikative Fähigkeiten und freundliches Auftreten
- Organisationsgeschick und Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen
- Sicherer Umgang mit MS Office und gängigen Büroanwendungen
- Diskretion und Vertraulichkeit im Umgang mit sensiblen Informationen
- Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Serviceorientierte und professionelle Arbeitsweise
Potenzielle Interviewfragen
Text copied to clipboard!- Können Sie uns von einer Situation erzählen, in der Sie mit einem schwierigen Mandanten umgehen mussten?
- Wie organisieren Sie Ihren Arbeitsalltag, um mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen?
- Welche Erfahrungen haben Sie im Umgang mit sensiblen oder vertraulichen Informationen?
- Wie gehen Sie mit stressigen Situationen oder hohem Arbeitsaufkommen um?
- Welche Software oder Büroanwendungen haben Sie bereits genutzt?
- Wie würden Sie einen unzufriedenen Mandanten beruhigen?
- Welche Maßnahmen ergreifen Sie, um einen professionellen Empfangsbereich sicherzustellen?
- Warum möchten Sie in einer Anwaltskanzlei arbeiten?