Text copied to clipboard!
Titel
Text copied to clipboard!Assisterende Sekretær
Beskrivelse
Text copied to clipboard!
Vi søger en detaljeorienteret og organiseret Assisterende Sekretær til at støtte vores administrative team. I denne rolle vil du være ansvarlig for en bred vifte af kontoropgaver, herunder dokumenthåndtering, planlægning af møder og kommunikation med interne og eksterne interessenter. Du vil arbejde tæt sammen med ledelsen og andre teammedlemmer for at sikre, at daglige operationer kører gnidningsfrit.
Som Assisterende Sekretær vil du håndtere korrespondance, forberede rapporter og hjælpe med at koordinere forskellige administrative opgaver. Du vil også være ansvarlig for at vedligeholde arkiver og sikre, at alle dokumenter er korrekt organiseret og let tilgængelige. Derudover kan du blive bedt om at tage referater under møder og distribuere dem til relevante parter.
For at lykkes i denne rolle skal du have stærke kommunikationsevner, både skriftligt og mundtligt. Du skal være i stand til at håndtere flere opgaver samtidigt og arbejde effektivt under pres. Erfaring med kontorsoftware som Microsoft Office-pakken er en fordel, og kendskab til administrative procedurer vil være en stor fordel.
Vi leder efter en person, der er proaktiv, pålidelig og har en positiv indstilling. Du skal være i stand til at arbejde selvstændigt samt i et teammiljø. Hvis du har en passion for administration og ønsker at bidrage til en effektiv arbejdsplads, vil vi meget gerne høre fra dig.
Ansvarsområder
Text copied to clipboard!- Håndtere daglig korrespondance og e-mails
- Planlægge og koordinere møder og aftaler
- Forberede og organisere dokumenter og rapporter
- Vedligeholde arkiver og sikre korrekt dokumenthåndtering
- Besvare telefonopkald og assistere med forespørgsler
- Koordinere rejsearrangementer og udgifter
- Støtte ledelsen med administrative opgaver
- Sikre, at kontorartikler er tilgængelige og bestille nye efter behov
Krav
Text copied to clipboard!- Erfaring med administrativt arbejde eller lignende rolle
- Gode kommunikationsevner, både skriftligt og mundtligt
- Evne til at arbejde selvstændigt og håndtere flere opgaver samtidigt
- Kendskab til Microsoft Office-pakken og andre relevante kontorværktøjer
- Stærke organisatoriske færdigheder og opmærksomhed på detaljer
- Evne til at håndtere fortrolige oplysninger med diskretion
- Fleksibilitet og evne til at tilpasse sig skiftende opgaver
- En positiv og professionel holdning
Mulige interviewspørgsmål
Text copied to clipboard!- Kan du beskrive din erfaring med administrativt arbejde?
- Hvordan håndterer du flere opgaver samtidigt?
- Hvilke kontorværktøjer og software har du erfaring med?
- Kan du give et eksempel på, hvordan du har håndteret en vanskelig situation på arbejdet?
- Hvordan sikrer du, at fortrolige oplysninger forbliver sikre?
- Hvad motiverer dig til at arbejde som Assisterende Sekretær?
- Hvordan organiserer du dine daglige opgaver for at sikre effektivitet?
- Kan du beskrive en situation, hvor du har arbejdet tæt sammen med et team?
