Text copied to clipboard!

Titel

Text copied to clipboard!

Assistent Bysekretær

Beskrivelse

Text copied to clipboard!
Vi søger en engageret og struktureret Assistent Bysekretær til at styrke vores administrative team i kommunen. Som Assistent Bysekretær vil du spille en central rolle i at understøtte bysekretæren og det øvrige personale med en bred vifte af administrative opgaver. Du vil være ansvarlig for at sikre en effektiv daglig drift, håndtere korrespondance, forberede mødemateriale og bistå med planlægning og koordinering af kommunale aktiviteter. Stillingen kræver, at du har sans for detaljer, gode organisatoriske evner og kan arbejde selvstændigt såvel som i teams. Du vil være kontaktpunkt for både interne og eksterne samarbejdspartnere, og det er derfor vigtigt, at du har gode kommunikationsevner og kan håndtere fortrolige oplysninger med diskretion. Dine opgaver vil blandt andet inkludere journalisering, arkivering, udarbejdelse af referater, håndtering af borgerhenvendelser og støtte til projektledelse. Vi lægger vægt på, at du har erfaring med offentlig administration eller lignende, og at du er fortrolig med brugen af relevante IT-systemer. Stillingen giver mulighed for faglig udvikling og indsigt i kommunale processer, og du vil få en vigtig rolle i at sikre, at bysekretariatets arbejde forløber gnidningsfrit. Hvis du trives med at have mange bolde i luften, er serviceminded og ønsker at bidrage til det lokale demokrati, er dette jobbet for dig.

Ansvarsområder

Text copied to clipboard!
  • Yde administrativ støtte til bysekretæren og øvrige medarbejdere
  • Forberede og udsende dagsordener og referater
  • Journalisere og arkivere dokumenter
  • Koordinere møder og arrangementer
  • Håndtere borgerhenvendelser og korrespondance
  • Assistere med projektadministration
  • Opdatere og vedligeholde databaser og registre
  • Sikre fortrolig håndtering af følsomme oplysninger
  • Bidrage til optimering af administrative processer
  • Samarbejde med interne og eksterne partnere

Krav

Text copied to clipboard!
  • Erfaring med administrativt arbejde, gerne fra offentlig sektor
  • Gode IT-kundskaber, herunder Office-pakken og journalsystemer
  • Stærke kommunikations- og samarbejdsevner
  • Struktureret og detaljeorienteret tilgang til opgaver
  • Evne til at arbejde selvstændigt og tage initiativ
  • Diskretion og fortrolighed med personfølsomme oplysninger
  • Fleksibilitet og evne til at håndtere flere opgaver samtidigt
  • Relevant uddannelsesbaggrund inden for administration eller lignende
  • Gode danskkundskaber i skrift og tale
  • Serviceminded og imødekommende attitude

Mulige interviewspørgsmål

Text copied to clipboard!
  • Hvilken erfaring har du med administrativt arbejde?
  • Hvordan håndterer du fortrolige oplysninger?
  • Kan du give et eksempel på, hvordan du har optimeret en administrativ proces?
  • Hvilke IT-systemer har du erfaring med?
  • Hvordan prioriterer du dine opgaver i en travl hverdag?
  • Hvilken rolle foretrækker du i et team?
  • Hvordan håndterer du borgerhenvendelser?
  • Hvilke forventninger har du til faglig udvikling?
  • Hvordan sikrer du kvalitet i dit arbejde?
  • Har du erfaring med offentlig forvaltning?