Text copied to clipboard!
Název
Text copied to clipboard!Koordinátor schůzek
Popis
Text copied to clipboard!
Hledáme organizovaného a detailně orientovaného Koordinátora schůzek, který bude zodpovědný za plánování, organizaci a správu schůzek v rámci společnosti. Tato role je klíčová pro zajištění hladkého průběhu firemních setkání, efektivní komunikace mezi týmy a optimalizaci časového harmonogramu vedoucích pracovníků.
Koordinátor schůzek bude úzce spolupracovat s vedením společnosti, administrativním týmem a dalšími odděleními, aby zajistil, že všechny schůzky jsou dobře naplánované, účastníci jsou informováni a veškeré potřebné materiály jsou připraveny. Tato pozice vyžaduje vynikající organizační schopnosti, schopnost multitaskingu a výborné komunikační dovednosti.
Mezi hlavní odpovědnosti patří správa kalendářů, rezervace místností, příprava podkladů pro schůzky a zajištění, že všechny strany mají přístup k relevantním informacím. Koordinátor schůzek bude také odpovědný za sledování účasti, zaznamenávání klíčových bodů jednání a následné rozesílání zápisů účastníkům.
Ideální kandidát by měl mít zkušenosti s administrativní prací, být schopný pracovat pod tlakem a efektivně řešit problémy. Důležitá je také schopnost pracovat s různými softwarovými nástroji pro plánování a komunikaci, jako jsou kalendářové aplikace, e-mailové systémy a nástroje pro videokonference.
Pokud jste pečliví, máte smysl pro detail a rádi pomáháte organizovat pracovní procesy, tato pozice je pro vás ideální. Připojte se k našemu týmu a pomozte nám zajistit efektivní a dobře organizované schůzky, které přispějí k úspěchu naší společnosti.
Odpovědnosti
Text copied to clipboard!- Plánování a organizace schůzek pro vedení a týmy.
- Správa kalendářů a zajištění dostupnosti účastníků.
- Rezervace místností a příprava potřebného vybavení.
- Příprava a distribuce podkladů pro schůzky.
- Zaznamenávání klíčových bodů jednání a rozesílání zápisů.
- Koordinace virtuálních schůzek a videokonferencí.
- Řešení změn v harmonogramu a informování účastníků.
- Spolupráce s administrativním týmem na optimalizaci procesů.
Požadavky
Text copied to clipboard!- Zkušenosti s administrativní prací nebo koordinací schůzek.
- Výborné organizační a komunikační dovednosti.
- Schopnost pracovat s kalendářovými a plánovacími nástroji.
- Pečlivost a smysl pro detail.
- Schopnost multitaskingu a práce pod tlakem.
- Znalost nástrojů pro videokonference a online komunikaci.
- Flexibilita a schopnost rychle reagovat na změny.
- Schopnost pracovat samostatně i v týmu.
Potenciální otázky na pohovor
Text copied to clipboard!- Jaké nástroje používáte pro plánování schůzek?
- Jak byste řešili situaci, kdy se schůzka musí na poslední chvíli přesunout?
- Jaké máte zkušenosti s organizací virtuálních schůzek?
- Jak zajistíte, aby účastníci byli dobře připraveni na schůzku?
- Jaké strategie používáte pro efektivní správu kalendářů?
- Jak byste postupovali při řešení konfliktu v harmonogramu?
- Jaké administrativní úkoly jste v minulosti vykonávali?
- Jak zvládáte práci pod tlakem a s více úkoly najednou?